Résumé
Disposer des outils technologiques et moyens de communication innovants est désormais crucial pour rester efficace et gagner en visibilité. Pour cela, vous aurez besoin d’une solution de gestion documentaire : l’éditique.
A – Centraliser les flux documentaires
L’ère digitale contraint les entreprises à adopter un autre moyen de gestion pour leurs documents. Pour cela, elles doivent repenser leur organisation interne ainsi que leur stratégie de communication.
Centraliser le flux documentaire favorise par ailleurs le travail collaboratif entre les différents départements de l’entreprise (communication, marketing, juridique, ressources humaines, etc.).
Cette contrainte est également due au fait qu’au sein d’une entreprise, le volume des documents générés par les logiciels ne cesse d’augmenter (factures clients, bulletins de paie…). Ces logiciels n’étant pas forcément unifiés, les informations sont dispersées entre les services et la centralisation des documents devient difficile.
Par ailleurs, comme il est également temps de passer à la dématérialisation, il faut également prévoir des systèmes plus efficaces lors des transitions.
B – Vers un usage numérisé
La République numérique, un dispositif mis au point par le gouvernement, oblige désormais les grandes entreprises à recourir à la voie électronique pour l’envoi des factures adressées à l’État.
Cette règlementation a été mise en place dans le but de réduire les coûts, mais également pour faire face à l’augmentation du volume des documents à traiter.
La dématérialisation, en réduisant la consommation de papier, contribue également à préserver l’environnement.
Pour cela, les entreprises se servent du Chorus Pro, une plateforme de gestion des documents en ligne.
Cette solution, qui permet une diffusion en multicanal (web, e-mail, mobile) des documents, procure un précieux gain de temps et optimise la productivité.
C – Comment relever ce défi ?
La dématérialisation, depuis son adoption le 1er janvier 2017, oblige désormais les entreprises à traiter séparément les factures électroniques destinées à l’État et aux entreprises classiques.
Cependant, l’enjeu est de taille, car garantir la qualité et la sécurité des flux documentaires est assez difficile.
À ce titre, il est recommandé d’adopter la solution d’éditique. Celle-ci consiste à utiliser différents dispositifs multicanaux pour traiter les documents de manière plus simple.
Selon vos applications métiers, vous choisirez le système de traitement adapté (courriel pour vos factures, les sites pour vos flyers…).
Votre entreprise pourrait in fine profiter de tous les avantages de la dématérialisation (réduction des coûts de production, de gestion ou de distribution des documents, gain de temps…).